Några praktiska tips inför årsstämman

Under våren är det dags för föreningsstämma hos många av er. Ordinarie föreningsstämma hålls vanligen en gång om året och där fattas de grundläggande förvaltningsbesluten. Det är styrelsen som sköter det praktiska kring stämman och skickar ut kallelsen till medlemmarna.

Hur görs kallelsen till stämman?

I föreningens stadgar står det hur kallelsen ska gå till. Det vanligaste är att kallelsen sker via brev som antingen skickas via post eller läggs direkt i brevlådorna. Numera vill många kalla per e-post, men då är det bäst att respektive medlem har godkänt den typen av kallelse skriftligen, och dessutom åtagit sig att uppdatera styrelsen om man byter e-postadress.

Ofta är det fler än en person som äger en fastighet. Det är då bra att kalla alla ägare till stämman för att slippa risken att det blir klagomål på att alla inte kallats.

Det ska framgå av stadgarna hur långt innan stämman som kallelsen ska skickas ut. lämplig tid kan vara 4 – 6 veckor innan stämman, så att folk inte hinner glömma bort den men ändå har gott om tid att planera in den.

Kallelsen ska innehålla alla de ärenden som kommer att behandlas på stämman. Tänk på att stämman inte får behandla ett ärende som inte finns med i kallelsen. Kallelsen ska såklart även innehålla tid och plats för stämman. Det kan vara bra att skicka med en fullmakt som kan användas om bara en av flera delägare till en fastighet kommer på stämman för att rösta. Det är också bra att skicka med dagordningen.

De viktiga dokumenten som förslag till utgifts- och inkomststat, debiteringslängd, revisionsberättelse, årsberättelse och förslag till styrelse ska antingen skickas med kallelsen eller så ska det stå i kallelsen var de finns att titta på innan stämman.

Tänk på att beställa en delägarförteckning i tid innan kallelsen så att ni har aktuella ägaruppgifter. (https://www.villaagarna.se/samfalligheter/serviceavtal/delagarforteckning/)

Har du ingen inloggning, be någon annan i styrelsen uppdatera styrelseuppgifterna: https://www.villaagarna.se/for-samfalligheter/andra-styrelseuppgifter/styrelseuppgifter/

Några röstningsregler

  • Om delägarna till en fastighet inte kommer överens om hur de ska rösta får de inte rösta alls.
  • En delägare som ska rösta åt andra delägare på stämman ska ha fullmakt.
  • En medlem som inte kan komma på stämman får skicka ett ombud som kan rösta i medlemmens ställe.
  • Ett ombud behöver inte själv vara medlem i föreningen.
  • En medlem får ta med sig ett biträde (tolk, jurist etc).
  • En medlem som inte har betalt avgiften får komma på stämman, men har ingen rösträtt.
  • Om en fråga endast berör en av flera verksamhetsgrenar får endast medlemmar som tillhör  den verksamhetsgrenen rösta.
  • Vid personval används relativ majoritet. Den kandidat som får flest röster vinner.
  • Om flera kandidater fått lika många röster vid personval används lottning för att avgöra vem som vunnit.
  • Jäviga personer får inte vara med och behandla frågan där de är jäviga.
  • Vid personval får man rösta på sig själv.
  • Det går att fatta giltiga beslut även med ett lågt deltagarantal på stämman.