Man antecknar vid laptop
Man antecknar vid laptop

Hur ska styrelsens protokoll hanteras?

Vid varje styrelsemöte ska det föras ett protokoll som sedan ska justeras, granskas och arkiveras. Men vad ska det innehålla? Hur redovisas besluten? Vem har rätt att se det? Det och mycket mer får du veta här.

Ett styrelsesammanträde kan se ut på olika sätt. Det kan äga rum i någons kök, via telefon eller på Skype. Det viktiga är att det upprättas ett protokoll som undertecknas och justeras. Protokollet ska färdigställas av protokollföraren, vanligtvis styrelsens sekreterare, så fort som möjligt efter mötet.

Uppgifter i protokollet

  • När mötet ägt rum, datum och klockslag.
  • Var mötet ägt rum, eller hur (telefon, Skype eller annat)
  • Vilka som närvarat och vilka suppleanter som ersatt vilka ledamöter.
  • Vilka ärenden som behandlats och vilka beslut som fattats.
  • Eventuella reservationer.
  • Underskrifter av protokollförare och justeringsperson.

Viktigt att tänka på

Reservation till beslut

Man brukar inte skriva i protokollet hur de olika ledamöterna röstat, men om du som styrelseledamot inte instämmer i ett beslut bör du reservera dig. Detta måste du göra innan sammanträdet är slut.

Reservationen måste föras in i protokollet och behöver inte motiveras. Om du har reserverat dig kan du inte ställas till svars om beslutet får negativa konsekvenser för föreningen. Du undviker därmed kritik eller skadeståndsanspråk.

Om sekreteraren vägrar att ta in din reservation i protokollet, och justeringsmannen inte noterar det, måste du för att slippa ansvar lämna styrelsen och meddela revisorn vad som hänt.

Justering av protokoll

När sammanträdet inleds väljer styrelsen en eller flera justeringspersoner (justeringsmän, justerare). Som justerare ska du kontrollera det färdiga protokollet och underteckna det. Hittar du något som inte motsvarar det som diskuterades eller beslutades under mötet ska du skriva in dina kommentarer i anslutning till din underskrift. För att bättre minnas vad som sades under mötet bör du föra egna anteckningar.

Protokollföraren kan sen antingen skriva om protokollet utifrån justeringspersonernas kommentarer, varpå det ska justeras igen, eller behålla det oförändrat med justerarnas kommentarer. Även protokollföraren ska underteckna protokollet.

Arkivering av protokoll

Styrelsen ansvarar för att protokollen arkiveras på ett säkert sätt. Det finns ingen tidsgräns för hur länge de ska sparas, därför får de aldrig förstöras. Genom att föra protokollen i nummerordning kan man lätt upptäcka om något av dem försvunnit.

Skjuta upp eller snabba på beslut

Bordläggning av beslut

Om styrelsen vill skjuta upp ett beslut till nästa sammanträde, exempelvis för att inhämta mer information, kan man bordlägga beslutet eller ärendet. För att undvika bordläggning i onödan bör det finnas tillräckligt beslutsunderlag som lämnas i god tid till ledamöterna.

Ajournering av möte

Ibland kan man behöva avbryta, ajournera, sammanträdet innan man gått igenom och fattat beslut i alla frågor. Kanske har styrelseledamöterna fått ett beslutsunderlag så sent att de behöver betänketid, eller kanske har mötet dragit ut för mycket på tiden. Om man ajournerar sammanträdet fortsätter det vid ett senare tillfälle.

Beslut per capsulam

Om styrelsen måste fatta ett brådskande beslut innan nästa styrelsemöte äger rum kan man göra det utan att samlas, per capsulam. Ordförande kan exempelvis skicka beslutsunderlag och beskrivning av ärendefrågan till de enskilda ledamöterna via e-post eller kontakta dem per telefon. Ledamöternas röster sammanställs och meddelas sedan till hela styrelsen. Per capsulam bör bara användas i okomplicerade frågor som inte behöver diskuteras. Samtliga ledamöter måste vara eniga för att beslut ska kunna fattas.

Dessa beslut protokollförs vid nästa ordinarie styrelsemöte under en egen punkt där det också framgår att de fattats per capsulam.

Vem får läsa protokollen?

Protokollen inte offentliga

Styrelseprotokollen är inte offentliga. Styrelseledamöterna och revisorn bör få varsin kopia, men därutöver har ingen rätt att se dem. Inte heller föreningens medlemmar. Det råder olika mening om huruvida föreningsstämman kan besluta att styrelseprotokollen ska vara offentliga. Rekommendationen är dock att det är olämpligt eftersom diskussioner som redovisas i protokollet kan vara av känslig natur. Om protokollen offentliggörs finns risk att styrelsen blir mer restriktiv med sådan information, vilket också försvårar en meningsfull revision.

Information till medlemmarna

Efter varje styrelsesammanträde bör medlemmarna informeras om vilka beslut som fattades på mötet. Det räcker med en kort sammanställning. Informationen till medlemmarna kan skickas med brev eller e-post, publiceras på föreningens webbplats eller anslås på föreningens anslagstavla.

Funderar du över något?

Som medlem i Villaägarna får du bland annat fri tillgång till Sveriges mest kompletta expertrådgivning.

Funderar du över något?

Som medlem i Villaägarna får du bland annat fri tillgång till Sveriges mest kompletta expertrådgivning.