När många personer samlas på en stämma finns självklart risk för smitta, och för dem som tillhör en riskgrupp kan det vara förenat med livsfara. I en sådan situation har alla ett ansvar för att minska smittspridningen och se till att sjukvården inte blir överbelamrad.
I skrivande stund (slutet av mars 2021) är allmänna sammankomster och offentliga tillställningar begränsade till max åtta deltagare. En föreningsstämma är dock normalt en privat sammankomst, så bestämmelsen är oftast inte direkt tillämplig. Även för privata sammankomster finns en begränsning på max åtta personer. Begränsningen är riktad till den som yrkesmässigt använder eller hyr ut lokaler för privata tillställningar, vilket inte heller är tillämpligt på föreningsstämmor i egna lokaler.
I dagsläget finns alltså inga regler som i normalfallet begränsar antalet deltagare på en samfällighetsförenings årsstämma. Trots det anser Villaägarna att de begränsningar som finns för liknande sammankomster bör vara ett rättesnöre för vad som är lämpligt. Ni bör därför överväga alternativ till en ordinär stämma med fysisk närvaro i en lokal. Den tillfälliga lag som ska göra det lättare och säkrare att genomföra stämmor i coronatider är direkt tillämplig på samfälligheter endast när det gäller utökade möjligheter att företrädas av ombud på stämman.
Hur kan ni då genomföra årsstämman på bästa och säkraste sätt? Vi ska försöka reda ut vad som gäller och vilka alternativ som finns. Situationen är dock fortfarande ny och i de flesta avseenden inte rättsligt prövad, varför det kan vara svårt att ge bestämda svar på alla frågor.
Är det lagligt att skjuta upp en årsstämma?
Om årsstämman skjuts upp på grund av coronaviruset innebär det i de allra flesta fall att stämman kommer att hållas senare än stadgarna föreskriver. Formellt är detta ett brott mot stadgarna, men det behöver inte innebära att stämmobesluten blir ogiltiga. Om det är tydligt att förseningen inte har påverkat stämmobeslutet står beslutet fast. Så har resultatet blivit i flera tingsrättsdomar även när det inte har funnits några tunga skäl för att ha stämman vid en stadgestridig tidpunkt.
Eftersom begränsning av smittspridningen och stämmodeltagarnas säkerhet är ett starkt skäl att frångå stadgarna, talar det för att stämmobesluten står fast om de skulle klandras av denna anledning. Samtidigt måste det ställas mot att det numera finns alternativa sätt att genomföra stämman på. Vad vi känner till finns det inga rättsfall som handlar om uppskjutna stämmor på grund av coronapandemin. Det är därför svårt att bestämt säga vad som gäller. Om en årsstämma har skjutits upp bör styrelsen kalla till årsstämma så snart förhållandena medger det. Det ska ske på samma sätt som vanligt, det vill säga enligt de regler som finns i stadgarna.
Om en styrelse underlåter att kalla till ordinarie stämma i enlighet med stadgarna kan en medlem begära att länsstyrelsen i stället utlyser stämman. Under normala förhållanden måste länsstyrelsen tillmötesgå anmälarens begäran. Frågan är hur länsstyrelserna hanterar en sådan anmälan i denna unika situation? På Länsstyrelsen Stockholms hemsida står till exempel att länsstyrelsen vid en sådan ansökan kommer att beakta Folkhälsomyndighetens rekommendationer och risken för smittspridning, om styrelsen har valt att skjuta på stämman till en lämpligare tidpunkt med anledning av coronapandemin.
För att förebygga onödiga anmälningar är det bra om styrelsen tydligt informerar om varför stämman skjuts upp och när och hur den planeras att genomföras.
Vilka ska sköta den löpande förvaltningen fram till att stämman kan hållas?
Vi tror och hoppas att de som har styrelseuppdrag sitter kvar till dess att årsstämman kan hållas. För att undvika att stora delar av styrelsen väljer att lämna sina förtroendeuppdrag är det lämpligt att förvaltningen begränsas till det som är absolut nödvändigt tills stämman kan välja en ny styrelse.
Hur får man pengar till den förvaltning som ändå är nödvändig?
Uttaxering är den procedur som lagen erbjuder för att samla in avgifter från medlemmarna. Det sker genom att en så kallad debiteringslängd framläggs på stämman. Dessförinnan ska stämman i de flesta fall godkänna utgift- och inkomststaten (budgeten). Även i detta speciella läge med coronapandemin har vi svårt att se att det går att frångå denna procedur, bland annat eftersom den är till skydd för den enskilda medlemmen.
Utan stämma finns alltså ingen rättslig grund för att kräva in avgifter. En möjlighet att lösa den ekonomiska situationen är att fortsätta fakturera som vanligt, men tydligt ange att det avser en frivillig förskottsbetalning av kommande uttaxering.
Finns det alternativ till en traditionell stämma med fysisk närvaro i en lokal?
1 Utökade möjligheter att använda ombud
Regeringen har i en tillfällig lag i två omgångar infört regler som ska underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor under rådande coronapandemi. Lagen gäller efter förlängning till utgången av år 2021. Syftet är att begränsa smittspridningen och skydda riskgrupper genom att antalet deltagare som närvarar personligen vid en stämma kan hållas nere, samtidigt som medlemmarnas inflytande fortfarande ska vara stort. Lagen riktar sig främst till aktiebolag och ekonomiska föreningar samt andra associationsformer som tillämpar dessas regler. Den innebär i korthet att ett stämmoombud ska kunna företräda ett obegränsat antal medlemmar, att stämman ska kunna hållas genom elektronisk uppkoppling (digitalt, på distans), att poströstning ska vara möjlig och att stämman till och med ska kunna genomföras med enbart poströstning. Styrelsen kan besluta om detta även om det normalt finns lagbestämmelser eller stadgar som förhindrar det.
Samfällighetsföreningar var över huvud taget inte medtagna i den första versionen av lagförslaget, men efter påtryckningar från bland annat Villaägarna kom även de att omfattas. För samfällighetsföreningars del inskränker sig dock lagen till möjlighet för styrelsen att besluta att ett ombud får företräda mer än en medlem. Samfällighetslagens begränsning att ombud endast får företräda en medlem sätts därmed ur spel. Villaägarnas önskemål att samfällighetsföreningar i större utsträckning ska omfattas av regleringen har avvisats med motiveringen att det inte finns ett sådant behov.
Ur smittspridningssynpunkt är det naturligtvis bra om antalet ombud är så litet som möjligt samtidigt som alla har möjlighet att rösta. För att uppnå det kan styrelsen utse en person som kan vara ombud för de medlemmar som inte har ett eget ombud (fullmaktsinsamling). I samband med kallelsen kan även ett fullmaktsformulär bifogas för att underlätta för dem som vill delta i stämman genom ombud.
2 Poströstning
I den tillfälliga lagen finns inte några särskilda regler om poströstning för samfällighetsföreningar, trots att Villaägarna uppvaktat lagstiftaren i frågan. Lagstiftaren motiverar det i förarbeten till lagen med att det inte finns några närmare föreskrifter om hur stämman i en samfällighetsförening ska gå till, och att några lagstiftningsåtgärder därför inte behövs. I avsaknad av sådana föreskrifter är det enligt lagstiftaren upp till föreningen själv att, inom ramen för vad som anges i stadgarna, bestämma på vilket sätt stämman ska genomföras. I förarbetena står till och med “I många fall kan styrelsen till exempel bestämma att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling, att det inför stämman ska genomföras en fullmaktsinsamling eller att frivillig poströstning ska tillåtas.”
Villaägarnas bedömning är att poströstning som ett frivilligt alternativ till fysiskt deltagande enligt lagstiftaren är ett möjligt alternativ för samfällighetsföreningar. För att genomföra en stämma med enbart poströstning anser dock lagstiftaren att det krävs ett samtycke av samtliga medlemmar.
I tidigare versioner av information om årsstämmor har Villaägarna accepterat lagstiftarens tolkning av rättsläget. Nu har det dock kommit en dom från mark- och miljödomstolen (Nacka tingsrätt Mål nr F 5101-20) där rätten anser att frivillig poströstning inte är tillåten för samfällighetsföreningar. Domstolen underkänner lagstiftarens tolkning av rättsläget och menar att poströstning strider mot 49 § samfällighetslagen. 49 § säger att röstberättigad medlem, som är närvarande vid föreningsstämman, har en röst och att rösträtten kan utövas genom ombud. Domstolen menar att innebörden av den bestämmelsen är att en medlem måste närvara personligen eller genom ombud för att kunna utöva sin rösträtt.
Det ska understrykas att en tingsrättsdom inte är ett prejudikat (vägledande dom som bör följas), men den visar ändå vad utfallet kan bli vid en rättslig prövning. Domskälen är dessutom snarlika de farhågor som Villaägarna framfört då vi försökt påverka lagstiftaren att låta den tillfälliga lagen omfatta samfällighetsföreningar på alla punkter.
Sammanfattningsvis anser Villaägarna att domen tillsammans med egna och andras analyser innebär att rättsläget inte klart talar för att poströstning är tillåten för samfällighetsföreningar. Enligt vår mening är det därför bäst att avstå från poströstning (både frivillig och obligatorisk) om inte alla medlemmar samtycker till det. Fullmaktsinsamling och att ombud får företräda ett obegränsat antal medlemmar är ett snarlikt verktyg för att undvika smittspridning, och ett bra alternativ till poströstning.
3 Är det möjligt att delta i stämman digitalt?
Liksom vid poströstning blir frågan om kravet på närvarande enligt 49 § samfällighetslagen är uppfyllt om medlemmarna deltar digitalt på distans. När lagen om förvaltning av samfälligheter utformades i början på 1970-talet förutsattes att stämman var en sammankomst av fysiskt närvarande personer. Digitala alternativ fanns inte på den tiden. Lagen om ekonomiska föreningar är mycket nyare och där framgår av förarbetena att deltagande på distans inte är uteslutet. Med tanke på den tekniska utvecklingen sedan samfällighetslagen antogs anser Villaägarna att man idag mycket väl kan närvara på ett möte med en digital uppkoppling. Innebörden av ordet närvarande torde med tiden ha ändrats så att det även innefattar digitalt deltagande på distans och att närvarande inte nödvändigtvis måste avse fysisk närvaro. Det var också mark- och miljödomstolens uppfattning i rättsfallet som underkände poströstning (se ovan under punkt 2) medan till exempel Riksförbundet Enskilda Vägar anser att digitalt deltagande på stämmor inte är möjligt.
Villaägarnas bedömning är att digitalt deltagande på stämmor är förenligt med samfällighetslagens krav på närvaro, men vi flaggar också för att det finns avvikande uppfattningar. Frågan är inte prövad i något rättsfall ännu.
Nästa fråga blir om stämman kan hållas enbart genom elektronisk uppkoppling utan möjlighet till fysiskt deltagande. För aktiebolag och ekonomiska föreningar har inte detta varit möjligt eftersom lagen anger att stämman ska hållas på en viss ort. Om alla, även stämmans funktionärer, endast deltar genom uppkoppling hålls inte stämman på en viss ort. Därför medger den tillfälliga lagen uttryckligen undantag från denna bestämmelse. För samfällighetsföreningar finns ingen lagreglering om att stämman ska hållas på viss plats eller ort, och därför har lagstiftaren ansett att det inte behövs någon uttrycklig regel om detta. Samfällighetsföreningar har dock ofta bestämmelser om detta i sina stadgar vilket skulle kunna hindra en helt digital stämma.
En utmaning vid distansdeltagande är att kontrollera identiteten på deltagarna, fastställa röstlängd och genomföra omröstningar på ett tillfredsställande sätt. Inte minst kan det bli svårt i föreningar med många medlemmar. Det finns dock en del hjälpmedel för att hantera dessa svårigheter, till exempel Percap som föreningar med serviceavtal har rabatt på.
Enligt vår mening är det också viktigt att säkerställa att alla medlemmar har tekniska möjligheter och kompetens att delta, även om möjligheten att delta fysiskt också skulle finnas. För den som tillhör en riskgrupp är ju inte fysisk närvaro ett alternativ.
Ett problem med deltagande på distans är att styrelsen inte kan kontrollera om, och vilka, utomstående som bevittnar stämman. Utgångspunkten är att bara medlemmar får delta. Därför har den allmänna uppfattningen varit att alla deltagare på stämman måste godkänna att den är öppen för att deltagande på distans ska vara möjligt.
4 Beslut per capsulam (pappersstämma, skrivbordsstämma)
Ett alternativ till att hålla en regelrätt stämma är att fatta beslut ”per capsulam”. Det innebär att medlemmarna inte träffas fysiskt utan att ett stämmoprotokoll upprättas där besluten antecknas. Därefter cirkuleras protokollet mellan medlemmarna som skriver under protokollet. Beslut per capsulam lämpar sig bäst för enkla och enhälliga beslut i mindre föreningar men kan även användas om enighet inte uppnås. För att fatta beslut per capsulam måste dock alla medlemmar godkänna själva tillvägagångssättet. Därför torde det i praktiken vara svårt att fatta beslut på detta sätt i en samfällighetsförening, åtminstone i en större sådan eller om det finns motsättningar.
5 Stämma utomhus
Vanligtvis hålls årsstämmor inomhus i en lokal. På grund av smittorisken har många föreningar dock valt att hålla sina stämmor utomhus under pandemin. Det finns inga lagregler som hindrar detta eftersom en stämma utomhus i princip inte skiljer sig från en stämma inomhus. Det är dock bra om platsen är någorlunda avskild. Om vem som helst kan dyka upp finns risk att det räknas som allmän sammankomst, och då gäller begränsningen på max åtta deltagare. Det är också viktigt att det finns tillräckligt med utrymme så att avstånd kan hållas.
Vilken av de presenterade lösningarna är den bästa?
Att förhindra smittspridningen av coronaviruset och skydda riskgrupperna, samtidigt som medlemmarna i en samfällighetsförening kan utöva sin rätt att delta och fatta beslut på årsstämman, är en utmaning för landets samfällighetsföreningar. Hur denna utmaning hanteras på bästa sätt går inte att fastslå. Det beror på en rad olika faktorer som varierar från tid till annan och från förening till förening. Det är upp till varje föreningsstyrelse att besluta när och hur stämman ska genomföras i den egna föreningen, men vi vill slutligen ge några generella synpunkter som kan användas för att fatta kloka beslut.
Åtgärden att skjuta på en stämma är enligt vår mening främst aktuell när det inom en relativt snar framtid finns förhoppning om att smittspridningen kan gå ner. Det är inte meningsfullt att skjuta en stämma på framtiden utan någon plan för när den kan genomföras. Nackdelarna med att skjuta på stämman måste vägas mot den eventuella vinst som det innebär att stämman kan hållas på vanligt sätt. För några månader sedan trodde vi att senareläggning av stämman skulle vara ett gångbart alternativ för föreningar som har stämmor under våren, då man kunde förmoda att smittspridningen skulle avta framåt sommaren. På grund av förseningar med vaccinationsprogrammet och de nya mutationerna ser dock framtiden mera oviss ut. Vi befinner oss tyvärr just nu (slutet av mars 2021) i ett läge då det är svårt att avgöra om det är någon mening med att skjuta på årsstämman.
Oavsett om stämman genomförs under den tid som stadgarna förskriver eller om den skjuts på framtiden anser Villaägarna att de utökade möjligheterna att använda ombud bör används. De är rättsligt ostridiga, väldigt lättillämpade och går att kombinera med alla andra alternativ. Villaägarna rekommenderar också starkt att styrelsen utser en person som kan vara ombud för de medlemmar som inte har ett eget ombud, så kallad fullmaktsinsamling.
Ett alternativ som vuxit sig starkare över tid är att hålla stämman utomhus. Vi har fått många rapporter från medlemmar och avtalsföreningar om att det fungerar mycket bra, till och med under vintertid. Stämma utomhus bör kombineras med ombudsverktyget så att de som är frusna av sig eller rädda för regn kan delta genom ombud i stället.
Helt digitala stämmor, eller hybridstämmor med möjlighet till digitalt deltagande, verkar de flesta föreningar anse vara för tekniskt komplicerade. Ur ett föreningsdemokratiskt perspektiv är de dock helt acceptabla om tekniken är på plats och kan hanteras. De fungerar då i princip som en vanlig fysisk stämma. Eftersom det trots allt finns en liten osäkerhet kring om det är förenligt med samfällighetslagen - även om Villaägarnas uppfattning är att det är det - anser vi att det inte är det första alternativ man ska överväga om man inte säkerställer att alla medlemmar är med på det.
Poströstning och beslut per capsulam är bra alternativ när det gäller smittskyddsaspekten men dåliga i ett föreningsdemokratiskt perspektiv. Detta eftersom de inte ger möjlighet för medlemmarna att ge uttryck för sina åsikter eller att diskutera frågor. Dessutom kräver beslut per capsulam och obligatorisk poströstning att alla medlemmar godkänner detta förfarande. Även vid frivillig poströstning finns risk att ett godkännande krävs (se avsnitt 2 ovan). Dessa alternativ bör enligt Villaägarna därför användas i sista hand.
