Med hänsyn till samhällsspridningen av covid-19 (Corona) kan öppettider och svarstider ändras med kort varsel.

Villaägarna bevakar utvecklingen noga och följder de rekommendationer som utfärdas av regering och myndigheter. Vi ber om förståelse för ovan nämnda åtgärder.

Personer vid dator pekar
Klubba
Klubba

Hur ska årsstämman i en samfällighetsförening hanteras med hänsyn till covid-19?

Coronaviruset sprider sig över landet samtidigt som många samfällighetsföreningar normalt har sina årsstämmor under våren. Därför får Villaägarna mängder med frågor om det är möjligt att genomföra de planerade årsstämmorna.

Det är inte svårt att förstå att det är risk för smittspridning när många personer samlas på en stämma. För de som tillhör en riskgrupp kan det vara förenat med livsfara att bli smittad men alla andra har också ett ansvar att se till att smittspridningen inte går så snabbt att sjukvården blir överbelamrad.

I skrivande stund är allmänna sammankomster och offentliga tillställningar begränsade till max 50 deltagare. En föreningsstämma är dock normalt en enskild sammankomst så bestämmelsen är oftast inte direkt tillämplig på samfällighetsföreningars årsstämmor. Villaägarna rekommenderar ändå att inte ha stämmor med fler deltagare än 50 personer i nuläget.

Eftersom Folkhälsomyndigheten har gett rådet att begränsa sociala kontakter kan det bli aktuellt att skjuta även på stämmor med färre deltagare. Men det finns alternativ till en ordinär stämma med fysisk närvaro som kan övervägas. Det finns också ett lagförslag som ska göra det lättare och säkrare att genomföra stämmor i coronatider, som föreslås träda i kraft den 15 april.

Vi ska försöka reda ut vad som gäller och vilka alternativ som finns. Situationen är dock ny, varför det kan vara svårt att ge bestämda svar på alla frågor.

Är det lagligt att skjuta upp en årsstämma?

Om årsstämman skjuts upp på grund av coronaviruset innebär det i de allra flesta fall att stämman kommer att hållas senare än stadgarna föreskriver. Formellt är detta ett brott mot stadgarna men det behöver inte innebära att stämmobesluten blir ogiltiga. Om det är tydligt att förseningen inte har påverkat stämmobeslutet står beslutet fast. Så har resultatet blivit i flera tingsrättsdomar även när det inte har funnits några tunga skäl för att ha stämman vid en stadgestridig tidpunkt.

Eftersom det finns starka skäl att frångå stadgarna i det här fallet är vår tolkning att stämmobesluten står fast om de skulle klandras av denna anledning. Så snart förhållandena medger det bör styrelsen kalla till årsstämma. Det ska ske på samma sätt som vanligt, det vill säga enligt de regler som finns i stadgarna.

Om en styrelse underlåter att kalla till en ordinarie stämma i enlighet med stadgarna kan en medlem begära att länsstyrelsen istället ska utlysa stämman. Länsstyrelsen är då skyldig att göra det. Bestämmelsen ska säkerställa medlemmarnas rätt till årsstämma även när det finns en styrelse som struntar i sina skyldigheter. Man kan naturligtvis tänka sig att regeln kan utnyttjas av illojala eller missnöjda föreningsmedlemmar om styrelsen beslutar att skjuta på stämman på grund av coronaviruset. Trots att lagens bokstav tydligt föreskriver att länsstyrelsen ska utlysa stämman finns det förmodligen ett visst utrymme för länsstyrelsen att i detta krisläge dra ut på handläggningen eller till och med avslå begäran om det är uppenbart att styrelsen avser att kalla till en stämma så snart det är möjligt. Vi vet också att det ännu inte har kommit in någon sådan anmälan till de länsstyrelser som vi varit i kontakt med. Villaägarna gör därför bedömningen att denna bestämmelse sannolikt inte kommer att vålla problem om anledningen till flytten av stämman är välgrundad. Drivs frågan till sin spets är rättsläget emellertid oklart. För att förebygga onödiga anmälningar är det bra om styrelsen tydligt informerar om varför stämman skjuts upp och när och hur den planeras att genomföras.

Vilka ska sköta den löpande förvaltningen fram till att stämman kan hållas?

Vi tror och hoppas att de som har styrelseuppdrag sitter kvar till dess att årsstämman kan hållas. För att undvika att stora delar av styrelsen väljer att lämna sina förtroendeuppdrag är det lämpligt att förvaltningen begränsas till det som är absolut nödvändigt tills stämman kan välja en ny styrelse.

Hur får man pengar till den förvaltning som ändå är nödvändig?

Det sätt som lagen erbjuder för att samla in avgifter från medlemmarna är den procedur som kallas för uttaxering. Det sker genom att en så kallad debiteringslängd framläggs på stämman. Dessförinnan ska stämman i de flesta fall godkänna utgift- och inkomststaten (budgeten}. Även i det speciella läget med coronapandemin har vi svårt att se att det går att frångå denna procedur eftersom den bland annat är till skydd för den enskilda medlemmen.

Utan stämma finns alltså ingen rättslig grund för att kräva in avgifter. En möjlighet att lösa den ekonomiska situationen är att fortsätta fakturera som vanligt och tydligt ange att det avser en frivillig förskottsbetalning av kommande uttaxering.

Finns det alternativ till en traditionell stämma där alla medlemmar är fysiskt närvarande?

  1. Utökade möjligheter att använda ombud

    Regeringen har lagt ett lagförslag som ska underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor under rådande coronapandemi. Lagen är tillfällig och föreslås träda i kraft den 15 april och gälla året ut. Syftet är att begränsa smittspridningen genom att antalet deltagare som närvarar personligen vid en stämma kan hållas nere samtidigt som medlemmarnas inflytande fortfarande ska vara stort. Förslaget innebär i korthet att ett stämmoombud ska kunna företräda ett obegränsat antal medlemmar och att poströstning ska vara möjlig. Styrelsen kan besluta om detta även om det normalt finns lagbestämmelser eller stadgar som förhindrar det.

    Samfällighetsföreningar var inte medtagna i den första versionen av lagförslaget men efter påtryckningar från bland annat Villaägarna så kom även de att omfattas. För samfällighetsföreningars del inskränker sig förslaget till möjlighet för styrelsen att besluta att ett ombud får företräda mer än en medlem.

    Om förslaget går igenom kommer det alltså från och med 15 april att finns möjlighet att begränsa antalet fysiskt närvarande personer på en stämma. Ur smittspridningssynpunkt är det naturligtvis bra om antalet ombud är så få som möjligt samtidigt som alla har möjlighet att rösta. För att uppnå det kan styrelsen utse en person som kan vara ombud för de medlemmar som inte har ett eget ombud. I samband med kallelsen kan även ett fullmaktsformulär bifogas för att underlätta för dem som vill delta i stämman genom ombud.

  2. Poströstning
    Enligt lagförslaget införs inte några särskilda regler om poströstning för samfällighetsföreningar. Innebär det att ett sådant förfarande inte är tillåtet i en samfällighetsförening? Om man läser den korta motiveringen i förarbetena till lagförslaget som visas nedan, får man inte det intrycket.

    ”När det gäller samfällighetsföreningar krävs en särskild reglering för att underlätta användandet av ombud och fullmaktsinsamling. I övrigt finns det inte några närmare föreskrifter i lag om hur föreningsstämman ska gå till. Som utgångspunkt är det därför upp till föreningen själv att, inom ramen för vad som anges i stadgarna, bestämma på vilket sätt stämman ska genomföras.”

    Det är svårt att förstå resonemanget i förarbetena på annat sätt än att det inte är nödvändigt att reglera poströstning särskilt eftersom sådan redan är möjlig i en samfällighetsförening. Avsaknaden av reglering om poströstning är i sig också ett tecken på att den redan enligt dagens regler skulle vara tillåten eftersom den annars borde ha införts för samfällighetsföreningar på samma sätt som för de andra förenings- och bolagsformerna i lagförslaget. Villaägarnas bedömning är därför att poströstning är ett möjligt alternativ för samfällighetsföreningar men det bör betonas att frågan inte är prövad i något rättsfall ännu. Eftersom det i princip är upp till styrelsen att organisera en stämma torde styrelsen ha befogenhet att besluta om detta.

    Om Villaägarnas tolkning är riktig finns det alltså ytterligare ett verktyg för att begränsa det fysiska deltagandet på stämman. Ska möjligheten till poströstning erbjudas medlemmarna ska det framgå av kallelsen hur medlemmarna ska gå till väga. Lämpligen ska det bifogas ett formulär för poströstning till kallelsen med förslagen eller hänvisning till förslagen. Det bör även finnas två tydligt presenterade svarsalternativ med rubrikerna Ja och Nej.

  3. Är det möjligt att delta i stämman på distans?
    När lagen om förvaltning av samfälligheter utformades förutsattes att stämman var en sammankomst av fysiskt närvarande personer. Lagen om ekonomiska föreningar är mycket nyare och där framgår av förarbetena att deltagande på distans inte är uteslutet. Med tanke på den snabba tekniska utvecklingen har man dock inte velat skapa konkreta regler om detta. Enligt Villaägarnas mening bör distansdeltagande exempelvis genom videolänk eller telefon vara möjligt även i en samfällighetsförening. Det ovan förda resonemanget under rubriken poströstning ger också stöd för det.

    Den stora utmaningen är dock att kontrollera identiteten på deltagarna, fastställa röstlängd och genomföra omröstningar på ett tillfredsställande sätt. Inte minst kan det bli svårt i föreningar med många medlemmar. Enligt vår mening är det också viktigt att säkerställa att alla medlemmar har tekniska möjligheter och kompetens att delta även om möjligheten att delta fysiskt också finns. För den som tillhör en riskgrupp är ju inte fysisk närvaro ett alternativ.

    Ett annat problem med deltagande på distans är att det inte går att kontrollera att utomstående inte bevittnar stämman. Utgångspunkten är att bara medlemmar får delta på stämman och därför måste stämman besluta att stämman ska vara öppen för att deltagande på distans ska vara möjligt.

  4. Beslut per capsulam (pappersstämma, skrivbordsstämma)
    Ett alternativ till att hålla en regelrätt stämma är att fatta beslut ”per capsulam”. Det innebär att medlemmarna inte träffas fysiskt utan att ett stämmoprotokoll upprättas där besluten antecknas. Därefter cirkuleras protokollet mellan medlemmarna som skriver under protokollet. Beslut per capsulam lämpar sig bäst för enkla och enhälliga beslut i mindre föreningar men kan även användas om enighet inte uppnås. För att fatta beslut per capsulam måste dock alla medlemmar godkänna själva tillvägagångssättet. Därför torde det i praktiken vara svårt att fatta beslut på detta sätt i en samfällighetsförening, i vart fall i en större sådan eller om det finns motsättningar.

Vilken av de presenterade lösningarna är den bästa?

Att förhindra smittspridningen av coronaviruset och skydda riskgrupperna samtidigt som medlemmarna i en samfällighetsförening ska kunna utöva sin rätt att delta och fatta beslut på årsstämman är sannerligen en utmaning för landets samfällighetsföreningar. Hur denna utmaning hanteras på bästa sätt går inte att säga generellt eftersom det beror på en rad olika faktorer. Det är upp till i första hand varje föreningsstyrelse att besluta när och hur stämman ska genomföras i den egna föreningen och vi hoppas att informationen har givit styrelsen verktyg för att fatta kloka beslut.

Villaägarna gör dock bedömningen att det är svårt att genomföra en stämma i de flesta delarna av landet just nu (början av april) såvida det inte går att begränsa det fysiska deltagandet till ett minimum. En strategi kan vara att skjuta på stämman tills läget är mer under kontroll och att sedan kombinera det med några av åtgärderna för att begränsa det fysiska deltagandet som vi beskrivit ovan. Som en ytterligare säkerhetsåtgärd kan stämman eventuellt hållas utomhus när vädret blir varmare. Det finns en risk att stämman inte kan hållas på det traditionella sättet där alla, även riskgrupper, är fysiskt närvarande på lång tid.