Info från styrelsemöten

Under denna flik ges en kort resumé av behandlade ärenden på styrelsemötena.

2021-05-31 Konstituerande styrelsemöte

Styrelseposter och ansvarsområden fördelades. 

 

Styrelsemöte 2021-04-12

Alla underlag har skickats till Valene/Mitsemhus för påskrift men de har ännu inte skrivit på.  De har fått till den 2021-04-30 på sig sen kommer vi att se över vilka möjligheter vi har att få hjälp framåt i processen.

Belysningsfrågan berörs. Offert har kommit in för likvärdig armatur som underlag för motion och budget. Entreprenören föreslår att de lagar provisoriskt fram till dess att vi byter samtliga armaturer. Vi ser över årlig underhållskostnad för detta. 

Datum för stämman måndag 10/5 kl 19.00. Styrelsen beslutar att hålla stämma utomhus med Stures garage som bas. Alla tar med egen stol och fika. Utskrifter av allt material.

Styrelsen beslutar att vi köper in ett paviljongtält som används till vårstädning och till stämman. Detta kan sen vara tillgängligt för medlemmar. Till stämman använder vi också tält vi lånar eller egna.

Styrelsen bearbetar inkomna motioner.

Planerar städdag och diskuterar önskemål om loppis.

 

Styrelsemöte 2021-02-09

Styrelsen kommer att informera medlemmarna om bredband via vår hemsida framöver.

Representanter från styrelsen har haft möte med Valene/Mitsemhus angående andelstalen. De har ett tomträttsavtal med Vallentuna kommun för fastigheten Nyby 1:21, Koltrastvägen 2-4, som betyder att de enligt Lantmäteriet skall ingå i samfälligheten Nyby Backe.  Under mötet kom vi överens om vilket andelstal som skall gälla för dem. Vi är enligt lag skyldiga att skicka in nya uppgifter till Lantmäteriet som klargör de nya andelstalen efter driftsättningen av fastigheten. När andelstalen är fastställda ska underlag skickas till Lantmäteriet för att beräkna den inträdesavgift som Valene/Mitsemhus ska erlägga. Firmatecknare skriver på blanketten som ska skickas till lantmäteriet.  

Seriebyte för gatubelysningen har utförts enligt offert. Dock uppstod problem med några stolpar där armaturen inte fungerar som den ska. Entreprenören har beställt reservdelar enligt ny offert. Tyvärr är många armaturer i dåligt skick och vi behöver planera för att byta ut samtliga armaturer eller byta de som bedöms uttjänta.

Styrelsen beslutar stämman ska senareläggas. Styrelsen avser att ställa ut föreningsavgiften under mars månad med betalning i slutet av april. Styrelsen ser över inkomna motioner.

Styrelsemöte 2021-03-09

Enligt uppgift från några i styrelsen samt några medlemmar verkar det ta tid att få nya avtal på plats med Telia Öppen Fiber. De avtal som är aktuella tycks erbjuda 250 Mbit medan existerande switch endast kan leverera 100 Mbit. Vi följer upp detta kontinuerligt.

Sofia och Anders som firmatecknare har skrivit på blanketten som ska skickas till Lantmäteriet med mätvärdena för antal andelar för Mittsemhus.  Alla underlag har skickats till Valene/Mitsemhus för påskrift men de har ännu inte skrivit på. 

Gatubelysningen. Entreprenören föreslår att de lagar provisoriskt fram till dess att vi byter samtliga armaturer. Vi ser över årlig underhållskostnad för detta. 

Stämman framskjuten pga. Covid-19 och styrelsen föreslår att vi kör en digital/fysisk stämma via Teams och hyr ett tält för de som deltar på plats. Datum för stämman måndag 10/5 kl 19.00. Infobrev ut till medlemmarna om detta + övrig aktuell info. Styrelsen beslutar att vi utdebiterar en frivillig årsavgift.  Enligt förslag utdebiteras 2 500 kr i mars med betalning i slutet av april. Vi fastställer årsavgiften på stämman och utdebiterar  sedan resterande del av årsavgiften med betalning i slutet av juni.

 Styrelsen hanterar inkomna motioner.

Städdag bokad till 9/5 kl 10.

Styrelsen ser över datum för sandsopning.

 

Styrelsemöte 2021-01-19

Styrelsen har informerat medlemmarna via Infobrev i december att Gruppavtal för Bredband upphört per 2021-01-01. Styrelsen fortsätter nu att informera via hemsidan.

Styrelsen jobbar på att fastställa nya andelstal i och med att fastigheten Nyby 1:21 har tagits i bruk. Möte bokas med tomträttsinnehavaren.

Seriebyte i vår gatubelysning har utförts. Dock uppstod problem med några stolpar där armaturen inte fungerar som den ska. Entreprenören har beställt reservdelar och jobbar på att lösa detta.

Vi kommer inte att kunna genomföra stämman i mars enligt plan. Styrelsen diskuterar igenom olika förslag men kunde vid detta möte inte ta något beslut mer än att vi ska skjuta fram stämman.

 

Styrelsemöte 2020-11-24

Utträde ur gruppavtal med Telia. Styrelsen har beslutat att föreningen ska träda ut ur nuvarande avtal. Sofia och Tomas har formulerat en uppsägning som styrelsen stod bakom. Firmatecknare  skriver på uppsägning och Thomas skickar in uppsägningen till Telia.

Styrelsen informerar i nästa Infobrev om de nya förutsättningarna. Fiber inte har något med styrelsen att göra framöver utan det är upp till respektive hushåll. Telia bekräftar mottagande av uppsägningen och när denna trätt i kraft.   

 

Extra Styrelsemöte 2020-10-27

Telia har presenterat en lösning där styrelsen skriver på ett utträdelseavtal vilket innebär att samfälligheten inte har ett gemensamt avtal för bredbandet. Telia kommer i så fall framgent att ha ett avtal med var och en medlem i föreningen.

Förslaget är att vi i styrelsen begär utträde från vårt gruppavtal. Efter utträde från detta gruppavtal får alla medlemmar i föreningen möjlighet att skriva egna avtal med Telia och få tjänster som Telia öppen fiber. Nyby Backe samfällighetsförening kommer efter utträdet inte ha något gruppavtal med Telia då fiber, kanalisation och tekniksåp nu är bekräftat att det ägs av Skanova.

Styrelsen beslutar enhälligt att föreningen träder ut ur nuvarande avtal.

Sofia och Sture driver frågan om LSS boendets andelstal och inträdesavgift. 

Sofia inväntar offerter för belysning.

Styrelsemöte 2020-10-20

Ang bredband: Telia har presenterat en lösning där styrelsen skriver på ett utträdelseavtal vilket innebär att samfälligheten inte har ett gemensamt avtal för bredbandet. Telia kommer i så fall framgent att ha ett avtal med var och en medlem i föreningen men styrelsen avtalar om tjänsten Öppen fiber. Thomas ser till att formulera ett beslutsförslag till nästa möte.

En fiberlina till LSS boendet har grävts ner och detta på föreningens mark. Styrelsen fick ett markupplåtelseavtal som vi inte vill skriva på. Sture har meddelat dem detta och fått svaret att de ska gräva om kabeln. Sture följer upp detta. Vi inväntar fortfarande information från Mittsemhus för att kunna göra beräkningen av inträdeskostnaden.   

Sofia har försökt få in fler offerter för belysning lekparken och område men inte lyckats. Sofia ber nuvarande leverantör om fler alternativa offerter för seriebyte. Vi tar beslut när vi har all fakta och gjort jämförelseanalys.


2020-09-21

Bredbandsfrågan drogs vidare.

Uppdatering om status för LSS-boendet samt utestående frågor hanterades. Vi behöver mer info innan vi kan boka möte med kommunen.

Styrelsen gick igenom inkommen offert för belysning av lekpark samt seriebyte av gatubelysning. Fler offerter ska tas in och analys av framtida kostnadsbesparing ska göras..

Protokoll för lekparksbesiktningen granskades för ev åtgärder.

 

2020-08-17

Styrelsen driver frågan om bredband vidare.

Sture sköter fortsatt kontakten med byggherre för LSS boendet. Stadsmissionen flyttar in i mitten av september och kommer att driva verksamheten. Styrelsen kommer att informera om bygget i infobrev. Möte kommer att bokas med kommunen för att fastställa andelstal och kostnad för inträde i samfälligheten. Styrelsen tar in info och underlag för att lägga fram ett konkret förslag.

Det är dags att ta in offert för belysning av lekpark samt seriebyte av gatubelysningen. Även besiktning av lekpark ska beställas.

 

  • Extra möte

Sofia har tagit kontakt med sakkunnig hos REV -Riksförbundet Enskilda Vägar, i frågan om att räkna fram ett förslag för beräkning av andelstal för LSS-boendet samt kostnad för inträde i samfälligheten.  Styrelsen beslutar att vi går med i REV för att få den vägledning vi behöver i frågan samt för ev framtida frågor.

 

2020-06-01

Frågan om bredband behandlas. Vår webansvarig har uppdaterat hemsidan med kontaktinfo samt städat upp.

Sture sköter fortsatt kontakten med byggherre. Styrelsen tar hjälp för att se över andelstal och fått tips hur vi kan gå vidare i frågan.

Övriga frågor är belysningsfrågan gällande lekpark och gatubelysning, häckar och gatuskyltar.

 

2020-04-06

Städdag bokad samt lista klar över vad som ska göras. Bredbandsfrågan drivs vidare.

Styrelsen har bett om hjälp med att se över andelstalen och Sture sköter fortsatt kontakten med byggherre.

Sofia gör infobrev för våren. Underlag för betalning av årsavgift ska ut samtidigt som infobrev.

 

2020-03-16 Konstituerande styrelsemöte

Styrelseposter och ansvarsområden fördelades. 

 

Styrelsemöte 2020-01-13

Frågan om bredband utreds vidare och styrelsen kommer att lägga in en motion stämman för att ändra ägandeform.

Byggnation av gruppboendet har påbörjats tidigare än planerat. Kommunen har kommit med förslag om andelstal och styrelsen kommer att komma tillbaka med ett förslag. Sture håller fortsatt kontakt med representant på kommunen.

Vi förbereder stämman som är bokad till 10/3. Infobrev skickades ut före jul med info om datum för stämma och påminnelse om att motioner skall inkomma senast 31/1. Styrelsemöte bokas 3/2 kl 19:30 Taltrastvägen 4, för att behandla inkomna motioner. Kallelse och dagordning till stämman skickas separat senast 25/2, vilket är 14 dagar innan stämman. Lokal har bokats och valberedningen har underrättats och kan påbörja sitt arbete. Mikael förbereder budget och underhållsplan. 

Styrelsen beslutar att ta på sig ansvaret för grannsamverkan från och med nu. Vi tar upp frågan på stämman som övrig fråga för att höra om någon är intresserad av att administrera detta.

 

2019

Styrelsemöte 2019-11-18

Trädfällningsprojektet avslutat. Sly bör ses över i samband med städdagar. Ägandefrågan om bredband utreds vidare.  Arbetet slutfört med fartgupp. Stolpar mot trottoar tas bort inför vintern för att underlätta snöröjning.

Styrelsen och flera medlemmar i samfälligheten har överklagat presenterad markanvisning för gruppboendet. Överklagan har avslagits. Kommunen har varit här och tittat och efter det har parkeringen flyttats nedåt. Närmaste fastighet kommer inte att överklaga igen och byggnation borde påbörjas snart. Styrelsen ser över kommunens andelstal.

Styrelsen förbereder stämman. Infobrev skickas ut före jul med info om datum stämma och påminnelse om att motioner skall inkomma senast 31/1. Stämman bokas till prel 10/3 kl 19:30. Lokal bokas och valberedningen underrättas.

 

Styrelsemöte 2019-08-26

Vi gör bedömningen att en grävare behöver hyras som kan åtgärda vattenansamlingen, rotvältan som finns kvar efter skogsröjningen samt ev rishögen vid vägen. Styrelsen håller kontakt med Naturskog gällande fakturan och försöker komma till rätta med slutförandet av projektet. Styrelsen går ut med ett informationsbrev för att informera om status för trädfällningsprojektet, det nya gruppboendet, fartgupp och trafiksäkerhet.

 

Inga offerter har kommit in på de förfrågningar som gjorts. Vi har fått kontakt med en entreprenör som kan utföra arbetet med att asfaltera fartgupp. En annan part kan ordna med skyltarna. Vi inväntar slutgiltiga offerter från dessa två entreprenörer. Om deras offerter är inom budget kommer styrelsen att anlita dessa för att utföra arbetet då inga andra offerter kommit in. Molnby Entreprenad kan hjälpa oss att lägga ut jord för nya gräsytorna med kranbil. Styrelsen hyr grävare för att gräva bort. Passar då samtidigt på att utnyttja grävaren till de övriga åtgärderna som vi behöver grävare till. Beställning gjord till Ragnsells för inspektion av dagvattenmagasin och utloppet vid lekparken.  

 

Styrelsemöte 2019-06-17

Vi avvaktar att Naturskog gör sista röjningen. Om grävare behöver hyras kan både vattenansamlingen och rotvältan som finns kvar efter skogsröjningen åtgärdas. Fakturan för trädfällningen har kommit men styrelsen har valt att inte betala denna då styrelsen gör bedömningen att arbetet inte är slutfört. Styrelsen arbetar vidare med offerter för fartgupp och gräsmatta vid cykelväg. Ragnsells bokas in för inspektion av dräneringszon vid gata samt röret vid lekparken. Vattnet rinner inte i röret utan under.  

 

Styrelsemöte 2019-05-13

Städdag genomförd. Bra uppslutning och korv och fika räckte till alla som ville ha. Dräneringsdiket åtgärdades men en rot stoppar ändå upp flödet. Dräneringsröret ner bakom allmänningen i öst rinner på bra men det blir en stor vattenansamling. Vi bör ev en hyra en grävare för att åtgärda detta. Rotvältor finns kvar efter skogsröjningen som också bör åtgärdas. Fakturan för trädfällningen har kommit. Naturskog kommer hit för slutbesiktning. Styrelsen har tagit reda på vad som gäller för skyltning av fartgupp. Det ska vara blå-gul markering vid varje gupp och varningsskylt samt tilläggsskylt vid infarten. Entreprenörer kontaktade men ännu inga offerter varken för gupp eller gräsmatta. 

 

Styrelsemöte 2019-03-25

Konstituerande möte. Styrelsens sammansättning fastställdes. 

Städdag bokades. Trädfällning är bokad. Såsom beslutades under stämman 2018 skall föreningen utse en officiell Facebookgrupp. Styrelsen har i samråd med ansvarig för Grannsamverkan beslutat att ta över den befintliga Facebookgruppen Nyby Backes Samfällighet tas över som officiell Facebookgrupp för samfälligheten. På denna Facebookgrupp kommer även information om Grannsamverkan att läggas ut. Styrelsen beslutar att föreningens Grannsamverkan också nyttjar denna grupp. 

På kommunens hemsida finns info om en upphandling om ett gruppboende på kommunens tomt 1:21. Ordförande håller styrelsen informerad. 

 

Offerter ska tas in för fartgupp och ny beläggningsyta vid cykelväg ut mot Taltrastvägen. 

 

Styrelsemöte 2019-02-05

Sture fortsätter att utreda ägarfrågorna och eftersom vi inte har något förslag att presentera på stämman så kommer detta inte upp som en punkt. Sture förbereder svar om det kommer frågor under stämman. Själva gallringen av samfällighetens skog har skett men nu återstår arbetet med att skota. En synpunkt har kommit in om att ett träd har fällts på en fastighetsägares tomt. Sara tar tag i frågan.

 

Styrelsemöte 2019-01-15

Sture fortsätter att utreda ägarfrågan om bredbandet samt om detta skall med som punkt för omröstning till stämman eller inte. Styrelsen har signerat avtal med Naturskog för utförande av den planerade gallringen av skog på samfällighetens mark. Denna är planerad i februari/mars. Sara kontaktar Naturskog för planering av datum för genomförande. Information/påminnelse till medlemmarna i nytt nyhetsbrev. Sture kontaktar Villaägarna för att kontrollera hur vi får administratörsrättigheter på hemsidan. Därefter läggs hemsidan om på en ny site och info uppdateras. Lokal är bokad för den årliga stämman som kommer att äga rum i Stora mötesrummet i Kulturhuset tisdag 5 mars kl. 19:00 – 22.00